令和５年３月２０日
AOTS 22-03-276
一般財団法人 海外産業人材育成協会
一般財団法人海外産業人材育成協会（以下「協会」という。）は、令和５年３月２０日、理事会において、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第９０条第４項第５号、同条第５項及び第１９７条、並びに一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則第１４条に基づき、理事の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他法人の業務の適正を確保するために必要な体制（以下「内部統制システム」という。）に関する基本方針を、以下のとおり決定しました。
１．理事及び職員の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
- 理事会は、年２回の定時理事会や必要に応じて開催する臨時理事会において、定款に定める重要事項を決定するほか、代表理事及び業務執行理事の業務執行を監督する。
- 理事会は、定款に基づき「理事の職務権限規程」を定めて理事の職務権限を定め、業務の適法、かつ効率的な執行を図る。理事長は、「理事の職務権限規程」に基づき「専決事務処理規程」を定めて理事が遂行する基本職務及び専決処理できる事項について定め、その責任の明確化及び業務処理の円滑化を図る。
- 理事長は、理事及び職員が法令や定款及び内部規程を遵守し、設立目的に従い社会からの期待と要請に応えるため、理事や職員がとるべき行動の規範である「服務規程」を定め、理事はこれを率先垂範するとともに、その周知徹底を図る。
- 理事長は、公益通報者保護法に対応した「内部通報に関する規程」を定め、法令違反や内部規程の違反又はその恐れのある事実の早期発見に努める。
- 理事は、法令や定款及び内部規程の違反に関する重大な事実を発見した場合、直ちに監事に報告するとともに、遅滞なく理事会において報告する。
- 理事及び職員は、反社会的勢力とは一切の関係を持たず、警察等の外部専門機関と緊密に連携し、毅然とした態度で対応する。
- 監事は、理事の職務の執行を監査し、法務省令で定めるところにより、監査報告を作成するとともに、理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をする恐れがあると認めるとき、又は法令若しくは定款に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、その旨を遅滞なく理事会に報告する。また、監事は、理事会において必要があると認めるときは、意見を述べる。
２．理事の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
- 評議員会、理事会、常勤役員会の議事録、事業運営上の重要事項に関する決裁書類等、理事の職務の執行に係る情報は、法令及び「常勤役員会規程」、「稟議決裁に関する規程」並びに「文書管理規程」に基づいて作成、保存及び管理を行う。
- 代表理事及び業務執行理事の業務執行については、理事会においてこれを報告する。
- 個人情報に関しては、法令を遵守するとともに、「個人情報保護に関する規程」及び「個人情報保護方針」により、理事長が業務執行理事の中から個人情報保護最高責任者（CPO）を任命して適切な管理体制を整備し、個人情報の適切な取り扱いを徹底する。
- 情報セキュリティに関しては、「情報システム運用管理規程」により適切な管理体制を整備し、情報の適切な管理、情報漏洩の防止等を図る。
３．損失の危険の管理に関する規程その他の体制
- 経営上の重大なリスクや各所管部署にまたがるリスクについては、常勤役員会等で審議を行い、特に重要なものについては理事会において報告又は意思決定する。
- 大規模災害、重大な感染症、研修生・講師・専門家・役職員等の人身事故等に関する緊急事態が発生したときは、国内における緊急事態については「国内危機管理規程」、海外における緊急事態については「海外危機管理規程」に従い、理事長を本部長とする緊急事態対策本部を設置し、人命を最優先に組織的、統一的な対応を行う。
- 預金又は有価証券で運用する資産の運用にあたっては、「運用資産管理規程」により運用指針や運用手続きを定め、資産の適正かつ効率的な運用を図る。具体的な資産運用については、運用資産管理委員会でリスクを十分に検討した上で行う。
- 協会が実施する事業において生じる債権の保全については、「経理規程」に基づき理事長が必要な内規を定め、理事長が任命する出納責任者の下、債権管理に関する制度及び事務処理の基準を整え、債権管理を適正に行う。
４．理事の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
- 定款に基づき定時理事会を毎事業年度２回開催するほか、必要に応じて臨時理事会を開催し、理事の職務の執行に支障をきたさぬ体制を確保する。
- 経営に係る重要事項等については、常勤の理事で構成する常勤役員会で審議し、決議又は決定する。
- 理事の職務の執行が効率的に行われることを確保するため、「理事の職務権限規程」のほか、「組織規程」、「専決事務処理規程」等の規程に従い、適正な意思決定に基づく業務執行を円滑に進める。
５．監事がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項及び当該使用人の理事からの独立性に関する事項並びに監事の当該使用人に対する指示の実行性の確保に関する事項
- 監事が当該使用人を置くことを求めた場合、その職務を補助することができる知識、能力を有する者を、協会職員から任命する。
- 監事の職務を補助する職員の監査職務遂行の際の指揮・命令権者は監事とし、理事からの独立性を確保する。
- 監事及び監事の職務を補助する職員は、適切に職務を遂行することができるための意思疎通が図れる体制を整備する。
６．理事及び使用人が監事に報告をするための体制その他の監事への報告に関する体制及び当該報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
- 監事は、いつでも、理事及び職員に対して事業の報告を求め、協会の業務及び財産の状況の調査をすることができる。
- 監事より報告を求められた理事及び職員は、遅滞なく必要とされる報告を適正に行うものとする。
- 理事長は、監事に報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制を整備する。
７．監事の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項、その他監事の監査が実効的に行われることを確保するための体制
- 監事が、その職務の執行について生ずる費用の前払い又は償還等の請求をしたときは、速やかに当該費用を支弁し、債務を処理する。ただし、当該費用又は債務が、監事の職務の執行に必要なものではないことが認められる場合を除く。
- 監事は、会計監査人からその監査計画を受領するものとし、必要に応じて、会計監査人が把握した内部統制システムの状況、リスクの評価と対応、及び監査重点項目等について説明を受け、意見交換を行うこと、会計監査人の往査及び監査講評に立ち会うこと、また、会計監査人に対し監査の実施経過について適宜報告を求めることができるものとする。
附 則
この基本方針は、令和5年3月20日から施行する。（総務･人事G）
（令和5年3月20日理事会決議）